文书档案工作是单位工作的重要组成部分，是领导进行科学决策的参谋和助手，是提高工作效率和管理水平的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。根据上级档案管理部门文件精神，结合我院实际，为加强我院文书档案管理工作，充分发挥文书档案的作用，专门成立了档案室，并制定了文书档案归档范围。

　　一、归档总体范围

　　院各科室、研究所、中心形成的文件材料为主，凡是记述和反映本院职能活动和历史面貌的文件材料，都应列入归档范围。

　　二、归档具体范围

　（一）上级机关文件归档范围

　　1．上级机关召开并需要贯彻的会议主要文件材料，如：针对我院制发的决议、决定、规定、批复、批转、通报、通知和人事任免等。

　　2．上级机关颁发的属于我院主管业务并要执行的文件，以及普发的、非我院主管业务但需要贯彻执行或协助执行的法规性的文件。

　　3．院领导及有关业务人员参加的上级机关召开的有关我院业务方面的会议文件及在会议上的发言材料。　

　　4．上级机关领导视察、检查我院工作时的重要指示、讲话、题词等材料。

　（二）本院文件归档范围

　　1．院党委、行政领导会议文件材料，各种工作会议、专业会议材料及本院颁发的决议、决定、规定、通报、通知、请示、报告，各种正式文件的签发稿、印制稿。

　　2．科研管理、科技开发、教育培训等方面的总体规划、年度计划、工作总结、大事记、合同书、协议书等。

3．机构成立、合并、撤消、更改名称、人事任免、印章启用等文件；反映本院重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉证书等；有纪念意义、凭证性的实物、照片、录音带、录像带等文件材料。

　　4．单位基建有关立项、审批，工程实施、完工验收等整套相关资料。（包括：土地证、工程规划许可证、施工许可证、图纸、房产证等各种证件）出租、转让签定的协议（包括补充协议）、合同等文件材料。

　　5．外事活动中形成的全部文件材料（包括出国批件、政审材料等）以及对外交流活动中形成的协议、合同（正副本）、照片、录音带、录像带、电子文件材料等。

　　6．处理经济纠纷、依据法律要求形成的一系列的有关材料。清产核资、财产、物资、档案交接等形成的有关材料。　

　　7．与外单位商洽工作的重要函件、重要人民来信来访及处理人民来信来访形成的记录、调查处理报告等。

　　8．院领导公务活动形成的重要信件，外出活动带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料。

　　9．各种普查工作中形成的文件材料。

　　（三）同级机关和非隶属机关文件归档范围

　　1．同级机关和非隶属机关颁发的非本院主管的业务，但需要执行的法规性文件。

　　2．有关业务机关对本院工作检查形成的重要文件。

　　3．同级机关和非隶属机关与本院联系、协商工作的重要来往文件。

　（四）会议文件的归档材料

　　1．院领导或有关人员出席上级党政机关、主管部门召开的各种会议材料和讲话稿。

　　2．院党委会、院行政办公会、职称推荐会、成果申报会、支部委员会、科室（所、中心）办公会的会议记录、纪要等。

　　3．全省农科系统年度工作会议、全院重大活动形成的会议文件材料。

4．各种专业活动或工作会议形成的文件材料，包括会议通知、报到名册、会议报告、发言稿、纪要、简报、总结、照片、录音带、录像带等。