各研究所（室、中心、课题组）在科研工作中形成的科技资料，必须指定专人收集齐全，及时交本院科技档案室集中管理，任何单位和个人不得据为已有或拒绝归档。对科技档案不归档的单位和个人，停止一切费用的报销。对科技档案归档不及时的不予兑现有关奖励。

一、项目（课题）档案的归档

1.课题组应该将被批准立项课题的计划任务书、项目协议书或合同书、课题的审批文件、实施方案等与课题有关的的重要资料,在该课题结项完成后一月内归档。

2.课题执行过程中，每年应将课题的试验记载本，试验年度总结等与试验相关的材料在年度试验完成后四个月内归档。

3.课题结束验收，必须提交一套完整的科技资料，包括：阶段总结和中间试验总结、课题经费投入和决算材料，课题交流及重要的来往技术文件，工作总结或结题报告、研究过程中发表的论文，课题变更或人员变动有关证明材料。

4.归档材料必须是原件或正本，对参加或协作的课题，可用复印件。

5.归档时除提供书面档案材料外，还要提交电子版（无电子版的材料除外）。

二、成果档案的归档

1.获得各级科技成果的单位应及时将科技成果、品种审定、品种权保证、规程标准等申报材料以及成果证书、审定证书、专利证书、品种权、规程标准的证书、奖状、奖牌、奖杯等成果标志物品或材料交本院科技档案室保管。

2.归档材料、证书必须是原件。申报材料除交书面材料外还需提交电子版。

三、个人科技档案的归档

各研究所（室、中心、课题组）均应建立科研日志，每个科研人员必须填写，每年12月25日前应负责把科研人员记载的科研日志、发表的科技论文或个人获奖成果证书的复印件及时送科技档案室存入个人档案。科技人员晋升职称和推荐申报各级专家、政府特殊津贴及各级各类先进个人均以科技档案管理人员提供的依据为准。

四、科技档案立卷

科技档案管理人员要严格按照档案部门有关规定，对接收的科技档案及时进行分类、整理、编目、立卷，做到归档材料标准化、规范化。

五、科技档案的管理与借阅

1.遵守国家有关科技保密规定，正确处理好科技档案保密和利用的关系。

2.立卷人可以直接借阅本人或本课题组的档案，借阅外单位档案的，须经立卷人或有关领导批准后方可借阅。未经批准，擅自转让或查阅的，视情节轻重予以批评教育、行政或党纪处分。造成重大损失的，要依法追究有关人员的法律责任。
　　3.在借阅、复制档案时，借阅者对档案材料不得折叠、剪贴、抽取、拆散,严禁在科技档案上勾画涂抹、填注、加改字。

4.借阅者必须负责保密，妥善保管并及时归还。

5.工作人员在调动、出国或离退休时，必须将工作中形成的材料进行整理并及时交科技档案室归档，同时还清所借档案，否则不予办理相关手续。